ALGEMENE VOORWAARDEN – GROEPEN & EVENEMENTEN - The President Brussels Hotel - Unique Hotel in Brussels - Hotel in Belgium

Niet te missen! Boek hier en ontvang een directe korting van 10%!

De voordelen op een rijtje?

  • Geld besparen
  • Gratis annulering voor zestien op de dag
        van aankomst
  • Veilige online betaling
  • Beste prijs gegarandeerd
Contact
Boulevard du Roi Albert II 44,
Brussels, Belgium
info@presidentbrusselshotel.be
+32 (0)2 203 20 20
Follow
ALGEMENE VOORWAARDEN – GROEPEN & EVENEMENTEN
  /  ALGEMENE VOORWAARDEN – GROEPEN & EVENEMENTEN

ARTIKEL 1 – ALGEMEEN

1.1. Deze algemene voorwaarden hebben als doel de contractuele relaties te regelen tussen de bvba “THE HOTEL PRESIDENT”, hierna “THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL” genoemd, en iedere natuurlijke of rechtspersoon die een beroep wil doen op de diensten van de THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL in het kader van een groepsreservatie, hierna de “Klant” genoemd. De term “Partijen” verwijst zowel naar THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL als de Klant.

1.2. Deze algemene voorwaarden zijn integraal van toepassing op elke overeenkomst voor groepen die door de Klant met THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL wordt gesloten en hebben bij uitzondering voorrang op alle mogelijke afwijkende voorwaarden, bepalingen of modaliteiten vermeld in brochures, in prospectussen, op websites of in commerciële documenten van welke aard dan ook.

1.3. Elke reservering van de Klant bij THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL veronderstelt de volledige aanvaarding van deze algemene voorwaarden, ondanks de tegenstrijdige bepalingen met de eventuele algemene voorwaarden van de Klant, ook al hebben deze een latere datum en/of bevatten deze een clausule die gelijkwaardig is aan onderstaande algemene voorwaarden.

1.4. Deze algemene voorwaarden worden ter kennis gebracht van de Klant, enerzijds, door deze te voegen bij de opdrachtofferte (reservering, …) en, anderzijds, door deze te hechten aan de facturen of deze op de achterzijde van de facturen te vermelden. Telkens wanneer een Klant een beroep doet op de diensten van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL, wordt hij dan ook geacht kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze te accepteren zonder voorbehoud voor elke latere reservering.

1.5. Het feit dat THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL zich op een bepaald ogenblik niet beroept op een van de bepalingen van deze algemene voorwaarden, mag in geen geval worden opgevat als zou zij afstand doen van deze bepaling op enig later moment.

 

ARTIKEL 2 – DEFINITIES

Er is overeengekomen dat de termen in deze algemene voorwaarden de volgende betekenis hebben:

Kamer: begrip dat alle kamers omvat die worden aangeboden door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL (de klassieke kamer, de duplex, de superior kamer enz.).

Gegevens: persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, namelijk alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke of rechtspersoon; als “identificeerbare natuurlijke of rechtspersoon” wordt beschouwd een natuurlijke of rechtspersoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name door te verwijzen naar een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiecode of een of meer specifieke elementen die eigen zijn aan diens fysieke of morele, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.

Technische uitrusting: technische uitrusting die kan worden besteld via de audiovisuele partner van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

Pro forma factuur: raming door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL van de totale prijs van de door het hotel te leveren diensten, berekend op basis van alle geleverde diensten.

Eindfactuur: de totale prijs van de diensten geleverd door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL, berekend op basis van alle aan de Klant geleverde diensten.

No-show: reservering die niet werd geannuleerd door de Klant, hoewel deze zich niet met al zijn deelnemers heeft aangeboden in THE HOTEL PRESIDENT BRUSSELS waarvoor hij een reservering had.

Offerte: het aanbod dat door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL aan de Klant wordt overgemaakt.

Deelnemers: de leden van de groep.

Dienstverlener: elke natuurlijke of rechtspersoon die samenwerkt met THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL in het kader van de aan de Klant aangeboden diensten.

Privacybeleid: charter met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waarin staat uitgelegd hoe de persoonsgegevens door de onderneming worden verwerkt.

Groepsreservering: reservering gemaakt door de Klant voor een groep van minimum tien (10) personen. 

Catering: maaltijden en dranken aangeboden door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

Diensten: geheel van diensten aangeboden aan de Klant als onderdeel van de overeenkomst met THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL. De basisprijs van deze diensten dekt niet de kosten (zoals salarissen, gemeentelijke belastingen op shows en entertainment, SABAM en bijkomende rechten) van muzikale en andere evenementen georganiseerd door de Klant of door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL op verzoek van de Klant. De Klant neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich voor de betaling van belastingen en kosten.

Extra diensten: alle bijkomende diensten die door de Klant of een van zijn afgevaardigden worden aangevraagd, naast de diensten die in de overeenkomst zijn vermeld. Deze extra diensten worden gefactureerd aan de Klant.

Website: het geheel van webpagina’s die toegankelijk zijn via het internetnetwerk met informatie over THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL en over de diensten die door haar worden aangeboden en de manieren om deze te verkrijgen.

Toeristenbelasting: regionale belasting op toeristische accommodatie die de Klant moet betalen en die verschuldigd is aan de autoriteiten.

Verwerking: elke verrichting die er in het bijzonder in bestaat, zonder dat deze opsomming uitputtend is, persoonsgegevens te verzamelen, op te slaan, te organiseren, te wijzigen, te gebruiken of te verwijderen.

 

ARTIKEL 3 – ONTSTAAN VAN DE OVEREENKOMST

3.1. De duur van de offerte wordt uitdrukkelijk vermeld in de overeenkomst gesloten tussen THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL en de Klant.

3.2. De overeenkomst wordt gesloten op het moment dat THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL, gedurende de periode dat haar offerte geldig is, een gedateerd en ondertekend exemplaar ontvangt van zowel de offerte als van een exemplaar van deze algemene voorwaarden voor groepen, met op al deze documenten de handtekening en/of stempel van de Klant indien deze een rechtspersoon is en de  vermelding “goed voor akkoord”.

 

ARTIKEL 4 – WIJZIGING VAN DE OVEREENKOMST

Elke wijziging van de overeenkomst kan slechts plaatsvinden mits schriftelijke toestemming van beide contractpartijen.

 

ARTIKEL 5 – PRIJZEN

5.1. De kamerprijzen vermeld in de offerte van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL zijn netto, inclusief BTW (6% voor overnachtingen, 12% voor eten en 21% voor dranken) en alle mogelijke taksen, met uitzondering van de toeristenbelasting; ze zijn inclusief high speed WIFI en het ontbijtbuffet.

5.2. De prijzen voor de diensten zoals aangegeven in de offerte van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL zijn netto, inclusief BTW (12% voor eten en 21% voor dranken, zaalhuur en audiovisuele apparatuur) en alle mogelijke taksen, en omvatten de kosten voor de dienstverlening. Er wordt echter geen btw aangerekend aan de Klant wanneer deze laatste alleen een zaal huurt zonder een beroep te doen op de diensten van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

5.3. De prijzen die in de offerte van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL worden vermeld, zijn alleen geldig voor de vermelde data en hoeveelheden. Wijzigingen in het programma voorgesteld door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL (data, modellen, volumes, enz.) kunnen resulteren in een prijsherziening.

5.4. De prijzen aangeboden door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL zijn onder voorbehoud van officiële wijzigingen.

5.5. Eventuele extra diensten die door de Klant worden aangevraagd na de ondertekening van de overeenkomst, zijn onderworpen aan dezelfde voorwaarden als deze geldend voor de overeenkomst die door de Partijen is ondertekend.

5.6. De Klant zal instaan voor de betaling van alle kosten voor diensten die niet in de overeenkomst werden opgenomen, doch die tijdens het verblijf in het hotel en/of tijdens het evenement door de Klant of een van zijn deelnemers werden besteld hetzij rechtstreeks bij het hotel, hetzij bij een derde partij. De Klant zal onvoorwaardelijk instaan voor de betaling van alle kosten met betrekking tot dergelijke bijkomende diensten, inclusief alle facturen die een derde partij aan het hotel zou gericht hebben in de verkeerde overtuiging dat de bestelling in naam en voor rekening van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL zou zijn geplaatst.

 

ARTIKEL 6 – RESERVERINGSBELEID

6.1. Kamerreserveringen voor groepsreserveringen kunnen op drie (3) verschillende manieren worden gemaakt:

– ofwel ontvangt THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL de gedetailleerde “rooming list” binnen veertien (14) dagen voor de aankomst van de eerste deelnemers. Deze “rooming list” moet in Excel-formaat zijn en moet de volgende informatie bevatten: familienaam, voornamen en aanspreektitels van elke deelnemer; aankomstdata, vertrekdata, aankomsttijden en vertrektijden in Europees formaat; kamertypes en vermelding van enkele of dubbele bezetting; namen van VIP’s; andere specifieke behoeften of vereisten.

– ofwel ontvangt THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL individuele boekingen van elk van de deelnemers via een URL-link. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL accepteert individuele reserveringen uiterlijk vijftien (15) dagen voor de dag van aankomst. Na deze datum worden alle niet-gereserveerde kamers automatisch vrijgegeven uit het blok kamers dat werd voorbehouden voor de groepsreservering en eventuele bijkomende reserveringen zijn afhankelijk van beschikbaarheid tegen het best beschikbare tarief.

– ofwel ontvangt THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL individuele reserveringen van elke deelnemer door middel van reserveringsformulieren die door hen zijn ingevuld en toegestuurd aan de dienst reserveringen van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL op het volgende adres: reservations@presidentbrusselshotel.be.  Bij individuele reserveringen vraagt THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL de deelnemers om een creditcard waarop de eerste overnachting in rekening wordt gebracht.

6.2. Reserveringen zijn slechts van kracht wanneer de Klant de reserveringsbevestiging per e-mail of, in voorkomend geval, per post ontvangt. De Klant moet de juistheid van de informatie in de e-mail/brief van bevestiging verifiëren en in geval van onjuistheden THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL binnen de vierentwintig (24) uur en schriftelijk verwittigen. Bij gebrek hieraan, zal elke latere betwisting als te laat en nietig worden beschouwd en is de prijs van de reservering verschuldigd.

6.3. Elke reservering die onregelmatig, onvolledig of frauduleus zou zijn, kan worden geannuleerd op kosten van de Klant, zonder afbreuk te doen aan het recht van THE PRESIDENT HOTEL BRUSSELS om hiervoor schadevergoeding te vorderen.

6.4. Alle reserveringen zijn op naam en kunnen niet worden gewijzigd zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

 

ARTIKEL 7 – ONVOLDOENDE KAMERS

7.1. Indien bij aankomst in het hotel blijkt dat er onvoldoende kamers beschikbaar zijn om alle leden van de groep waarvoor de reservering conform artikel 8 van deze algemene voorwaarden bevestigd werd, onder te brengen in het hotel, heeft THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL het recht om deze groep geheel of gedeeltelijk te logeren in een ander hotel van gelijke categorie.

7.2. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL bepaalt vrij de keuze van dit alternatieve hotel en staat in voor de verplaatsingskosten naar het alternatieve hotel alsook voor de kosten van overnachting in dat hotel. Onder geen beding zal THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL echter gehouden zijn tot het betalen van een schadevergoeding van welke aard dan ook aan de Klant.

 

ARTIKEL 8 – UREN VAN AANKOMST EN VERTREK EN TOEGANGSVOORWAARDEN TOT HET HOTEL

8.1. Het uur van aankomst in THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL is voorzien om 15u ten vroegste. De dag van het vertrek moeten de Klant en zijn deelnemers het hotel ten laatste om 12u hebben verlaten.

8.2. De toegang tot THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL gebeurt aan de hand van codes die voorafgaand aan de aankomst van de Klant en zijn deelnemers zijn meegedeeld. Deze codes worden zowel aan de Klant als aan de deelnemers overgemaakt wanneer de reservering is bevestigd en gegarandeerd door de betaling door de Klant in overeenstemming met deze algemene voorwaarden en worden uiterlijk op de dag van aankomst van de Klant en zijn deelnemers meegedeeld.

8.3. Indien een bezetting van de kamer gewenst is tussen 6u en 11u ‘s ochtends, wordt een volledige overnachting in rekening gebracht.  Indien een bezetting van de kamer gewenst is tussen 11u ‘s ochtends en 15u, wordt een toeslag van 50 euro in rekening gebracht. Indien de kamer laattijdig wordt verlaten en bezet: (i) tot 16u, is een toeslag van 50 euro verschuldigd, na (ii) 16u, wordt een bijkomende overnachting in rekening gebracht.

 

ARTIKEL 9 – NALEVING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

9.1.De Klant en zijn deelnemers verbinden zich ertoe om zich als goede huisvader te gedragen in THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL en het huishoudelijk reglement na te leven.

9.2. Elke ernstige of herhaalde schending van deze bepaling zal worden beschouwd als een ernstige fout vanwege de Klant die THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL het recht geeft het verblijf van de Klant en/of de personen onder zijn verantwoordelijkheid zonder kennisgeving op te zeggen, onverminderd de verschuldigde bedragen.

 

ARTIKEL 10 – AANSPRAKELIJKHEID VAN DE KLANT

De Klant is ten overstaan van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL aansprakelijk voor de personen onder zijn verantwoordelijkheid en voor alle schade die hij of deze laatsten zouden toebrengen aan personen, eigendommen, uitrusting en andere voorzieningen van THE HOTEL PRESIDENT, en meer in het algemeen, op plaatsen waar het publiek toegang heeft.

 

ARTIKEL 11 – OVERMACHT

THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van alle of een deel van haar verplichtingen, indien deze niet-nakoming te wijten is aan het optreden van een toevallige gebeurtenis of van een geval van overmacht, zoals in het bijzonder en zonder dat deze lijst volledig is: overstroming, brand, storm, terrorisme, stakingen of door een daad van openbaar gezag.

 

ARTIKEL 12 – DIEFSTAL EN SCHADE AAN MATERIAAL

12.1. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL is niet aansprakelijk voor diefstal van apparatuur, schade aan apparatuur of schade veroorzaakt door het materiaal dat door de Klant naar het hotel is meegebracht.

12.2. De Klant moet persoonlijk instaan voor de integriteit en veiligheid van deze apparatuur en sluit zelf de verzekeringen voor diefstal, schade en aansprakelijkheid af die hij noodzakelijk acht.

 

ARTIKEL 13 – DIEREN EN ROKEN

13.1. De aanwezigheid van dieren is beperkt tot kleine huisdieren (maximaal 10 kg) en moet op het moment van de reservering verplicht worden vermeld door de Klant of zijn deelnemers met specificatie van welk dier het is. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL behoudt zich het recht voor om bepaalde dieren te weigeren. De Klant betaalt een toeslag van 40 euro per dier en per dag voor het onderhoud van de kamer. Schade veroorzaakt door dieren wordt aan de Klant in rekening gebracht.

13.2. Roken is niet toegestaan in THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL (waaronder, maar niet beperkt tot: slaapkamers, trappenhuizen, liften en gangen en elke plaats die toegankelijk is voor het publiek, in overeenstemming met de wet van 22 december 2009). In geval van overtreding op dit verbod zal een schoonmaaktoeslag van 250 euro (exclusief btw) aan de Klant in rekening worden gebracht, met dien verstande dat een hoger bedrag aan de Klant zou kunnen worden gefactureerd als THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL grotere schade zou vaststellen (waaronder, maar niet beperkt tot: de onmogelijkheid om de kamer te verhuren).

 

ARTIKEL 14 –  MINDERJARIGEN

14.1. Reserveringen door minderjarigen zijn verboden.

14.2. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL behoudt zich het recht voor om de toegang tot haar etablissement te weigeren aan elke minderjarige die niet vergezeld is van zijn wettelijke vertegenwoordiger en om de reservering te annuleren.

14.3. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL kan ook elk verblijf annuleren als blijkt dat de reservering zal dienen om minderjarigen onder te brengen zonder begeleiding van hun wettelijke vertegenwoordigers.

 

ARTIKEL 15 – BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

15.1. Door een verblijf en/of evenement te reserveren bij THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL, worden de door de Klant en zijn deelnemers verzamelde gegevens door het hotel verwerkt. Deze gegevens zijn nodig om de reservering van de Klant en zijn deelnemers te beheren en kunnen worden gebruikt om de Klant en zijn deelnemers beter te leren kennen en om hem informatie te sturen over de producten en diensten van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

15.2. De gegevens van de Klant zijn bestemd voor THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL en voor de dienstverleners. Klantgegevens kunnen worden overgedragen aan entiteiten gevestigd buiten de Europese Unie om de reserveringen van de Klant te beheren, om zijn dossier op te volgen als onderdeel van precontractuele maatregelen of op basis van een autorisatie van de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming.

15.3. THE PRESIDENT BRUSSEL HOTEL implementeert een gegevensverwerking, waarvoor zij verantwoordelijk is, voor het commerciële beheer van haar reserveringen, facturering en betaling, prospectie en promotie/commerciële animatie, commerciële statistieken en tevredenheidsenquêtes. De gegevens zijn bestemd voor THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL en haar dienstverleners, elk voor hun eigen doeleinden.

15.4. In overeenstemming met de wettelijke bepalingen hebben de Klant en zijn deelnemers het recht om de gegevens verzameld door THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL in te zien, op te vragen, te corrigeren, zich ertegen te verzetten en deze te verwijderen en hebben zij het recht op een nadere bepaling van de richtlijnen voor verwerking van hun gegevens. Hiertoe moeten de Klant en zijn deelnemers het volgende unieke adres gebruiken: info@presidentbrusselshotel.com

15.5. De Klant erkent het charter te hebben gelezen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, dat toegankelijk is door op de volgende link te klikken: __________________________________; dit charter is ook beschikbaar op de website van THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL.

 

ARTIKEL 16 – NIETIGHEID

16.1. Indien enige bepaling van deze voorwaarden of van de opdrachtbrief onuitvoerbaar of ongeldig wordt verklaard, hetzij geheel of gedeeltelijk, wordt de relevante bepaling (of, in voorkomend geval, het relevante deel van deze bepaling) geacht geen integraal deel uit te maken van de overeenkomst. De geldigheid en uitvoering van de andere delen van de overeenkomst worden hierdoor op geen enkele manier beïnvloed.

16.2. Bovendien zullen de partijen onmiddellijk en te goeder trouw onderhandelingen aangaan om, in voorkomend geval met terugwerkende kracht tot de datum van inwerkingtreding van de overeenkomst, de ongeldige of onuitvoerbare bepaling te vervangen door een andere geldige en uitvoerbare bepaling waarvan de rechtsgevolgen zo dicht mogelijk bij de ongeldige of onuitvoerbare bepaling liggen.

 

ARTIKEL 17 – TOEPASSELIJKE WETGEVING EN BEVOEGDE RECHTBANKEN

17.1. Deze algemene voorwaarden evenals de contractuele relaties tussen de Partijen die hieruit voortvloeien, worden exclusief beheerst door het Belgische recht met uitzondering van de collisieregels.

17.2. In geval van een geschil zijn alleen de hoven en rechtbanken van Brussel bevoegd.


ALGEMENE VOORWAARDEN – GROEPEN & EVENEMENTEN

ARTIKEL 1 – BEVESTIGING EN BETALING
Een reservering wordt slechts als definitief beschouwd na ontvangst van het orderbevestigingsformulier ondertekend “VOOR GOEDKEURING”. Het hotel zal dit bevestigen door een overeenkomst toe te zenden met verzoek tot betaling van een voorschot.

Een reservering wordt slechts als definitief beschouwd na ontvangst van de ondertekende overeenkomst “VOOR GOEDKEURING” en ontvangst van 50% (vijftig procent) van de totale geraamde kosten als vooruitbetaling. Reserveringen waarvoor het voorschot niet binnen de opgegeven termijn wordt betaald, worden geannuleerd. Een bijkomende betaling van 50% (vijftig procent) is vereist 30 dagen vóór de aankomstdatum van de groep.

ARTIKEL 2 – RESERVERING VAN KAMERS

Kamerlijst. De definitieve kamerlijst wordt uiterlijk 14 dagen voor aankomst schriftelijk aan het hotel overgemaakt. De gedetailleerde lijst moet duidelijk de namen, data en tijden van aankomst en vertrek vermelden. Bovendien zijn alle reserveringen via kamerlijst gewaarborgd tegen terugtrekkingen en laattijdige annuleringen door de Klant. Individuele reservering. In het geval dat een deelnemer van de Klant verantwoordelijk is voor de reservering van zijn eenpersoonskamer, worden alle ongebruikte kamertoewijzingen vrijgegeven op de afgesproken datum. De Klant kan de ongebruikte toewijzing echter behouden als hij de betaling garandeert van de ongebruikte overnachtingen. Wijzigingen. De Klant moet het hotel te allen tijde schriftelijk informeren over wijzigingen in, bijvoorbeeld, de gegevens over de aankomst. Data van aankomst en vertrek, verandering van de naam van de gast. Hierover wordt geen mondelinge overeenkomst aanvaard. No-show en onverwacht vertrek. De Klant staat in voor elke onbezette kamer tegen de overeengekomen contractuele prijs. 

ARTIKEL 3 – AANTAL PERSONEN VOOR DE FACTURATIE De Klant moet het hotel schriftelijk informeren over het exacte aantal deelnemers. Wijzigingen kunnen worden aangebracht vanaf de ondertekening van de overeenkomst tot een maximum van 5 werkdagen vóór de datum van het evenement en mogen in geen geval meer dan 10% van het aanvankelijke aantal deelnemers betreffen. Als het aantal deelnemers of kamers toeneemt, wordt de factuur vastgesteld op basis van het laatste bevestigde aantal deelnemers of kamers. Alle andere bevestigde opbrengsten zullen volledig worden gefactureerd. Voor kamers laten we een afwijking van 5% toe in vergelijking met het laatste aantal bevestigde kamers per nacht. Residentiële vergaderingen: de verblijfsovereenkomst en de banketovereenkomst zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Veranderingen die de banketopbrengsten met meer dan 20% verminderen, zullen ipso facto resulteren in de annulering van overeengekomen prijzen en de toepassing van de internationale prijzen voor bedrijven. THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL garandeert op haar beurt de beschikbaarheid van 10% extra plaatsen bovenop het definitieve aantal gasten voor een groep van maximaal 100 personen en 5% extra voor een groep van 100 personen of meer. Deze “extra” plaatsen zullen uiteraard aan de klant worden gefactureerd en als gevolg hiervan zal het daadwerkelijke aantal aanwezige gasten in rekening worden gebracht. 

ARTIKEL 4 – VOLLEDIGE ANNULERING VAN EVENEMENTEN OF KAMERS Annuleringskosten zijn verschuldigd volgens de volgende criteria en zijn niet cumuleerbaar: Vanaf de ondertekening van de overeenkomst wordt tot 30% van de waarde van de overeenkomst in rekening gebracht, als de annulering van het evenement plaatsvindt tot 180 dagen voor de aanvang ervan. 50% van de gecontracteerde waarde wordt in rekening gebracht bij een annulering tussen 179 en 90 dagen voor het evenement 80% van de gecontracteerde waarde wordt in rekening gebracht bij een annulering tussen 89 en 30 dagen voor het evenement. 90% van de gecontracteerde waarde wordt in rekening gebracht bij een annulering tussen 29 en 15 dagen voor het evenement. 100% van de gecontracteerde waarde wordt in rekening gebracht bij een annulering tussen 14 dagen voor het evenement en de dag van het evenement zelf. 

ARTIKEL 5 – ANNULERING VAN KAMERS GERESERVEERD VIA EEN ROOMING LIST Tussen de datum van ondertekening van deze overeenkomst en de onderstaande data kunt u het aantal contractueel vastgelegde kamers verminderen. Voor deze mindering van het aantal kamers worden geen annuleringskosten in rekening gebracht (op voorwaarde dat de onderstaande percentages van vermindering niet worden overschreden). Deze verminderingen zijn niet cumuleerbaar. 25% van de contractueel vastgelegde overnachtingen tot 90 dagen voor de eerste aankomst.  10% van de contractueel vastgelegde overnachtingen tussen 80 en 30 dagen voor de eerste aankomst. 5% van de contractueel vastgelegde overnachtingen tussen 29 en 15 dagen voor de eerste aankomst.  0% vanaf 14 dagen voor de eerste aankomst.  

Elke wijziging in het aantal kamers na ondertekening van de overeenkomst valt automatisch onder de bepalingen en voorwaarden van deze overeenkomst.

ARTIKEL 6 – PROCEDURE BIJ EVENEMENTEN

Tussen de datum van ondertekening van deze overeenkomst en de onderstaande data kunt u uw gecontracteerde vereisten betreffende het evenement verminderen. Voor deze mindering worden geen annuleringskosten in rekening gebracht (op voorwaarde dat de onderstaande percentages van vermindering niet worden overschreden). Deze verminderingen zijn niet cumuleerbaar. 25% van de contractueel vastgelegde overnachtingen tot 90 dagen voor aanvang van het evenement.  10% van de contractueel vastgelegde overnachtingen gecontracteerd tussen 80 en 30 dagen voor aanvang van het evenement. 5% van de contractueel vastgelegde overnachtingen tussen 29 en 15 dagen voor aanvang van het evenement. 0% vanaf 14 dagen voor aanvang van het evenement. 

Elke wijziging in het aantal kamers na ondertekening van de overeenkomst valt automatisch onder de bepalingen en voorwaarden van deze overeenkomst.

ARTIKEL 7 – PROCEDURE BIJ INDIVIDUEEL GERESERVEERDE KAMERS (via link of formulier)

Annuleringsvoorwaarden voor individuele reserveringen:

Bij elke reservering wordt een creditcard gevraagd om de reservering te garanderen in geval van no-show, laattijdige annulering, vroegtijdig vertrek of niet-betaling. Op het moment van reserveren wordt de eerste overnachting in rekening gebracht als aanbetaling op de creditcard van elke gast. Reserveringen kunnen tot 28 dagen vóór de dag van aankomst kosteloos worden geannuleerd en de aanbetaling wordt op de creditcard gerestitueerd.

In geval van annulering vanaf 27 dagen (te vermelden datum) vóór de datum van aankomst, wordt het volledige verblijf in rekening gebracht op de creditcard.

Het hotel garandeert de vrijgave van niet-gereserveerde kamers onder de volgende voorwaarden:

50% van de kamers 60 dagen voor de eerste aankomst van de groep.

75% van de kamers 30 dagen voor de eerste aankomst van de groep.

100% van de kamers 30 dagen voor de eerste aankomst van de groep.

ARTIKEL 8 – TOESLAGEN
8.1 Indien een evenement langer duurt of indien een groep langer blijft dan de overeengekomen periode, behoudt het hotel zich het recht voor om extra kosten in rekening te brengen.

8.2 Alle maaltijden, dranken en andere diensten die niet zijn opgenomen in de reserveringsovereenkomst, worden door het hotel aan de Klant in rekening gebracht, tenzij het hotel schriftelijk wordt geïnformeerd dat deze kosten afzonderlijk moeten worden gedragen. Indien er echter geen informatie wordt verstrekt over deze regelingen, worden alle prijsverschillen in rekening gebracht aan de persoon die de overeenkomst heeft ondertekend.

8.3 Het Hotel behoudt zich het recht voor om de prijzen zonder voorafgaande kennisgeving aan de klant aan te passen op basis van economische indicatoren, gewijzigde btw-tarieven of accijnstarieven en wijzigingen in de belastingtarieven en servicepercentages.

ARTIKEL 9 – AANSPRAKELIJKHEID
9.1
Het evenement moet op een ordentelijke en beschaafde manier worden georganiseerd. Groepen moeten zich ook ordentelijk en beschaafd gedragen; bijgevolg zal de Klant aansprakelijk worden gehouden voor enige schade of ongemak rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt door het evenement/de groep, hetzij in de ruimte waar het evenement plaatsvindt of op een andere locatie van het hotel.

9.2. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van overmacht of daden door derden (staking, brand, diefstal, enz.).

9.3 Het hotel behoudt zich het recht voor om zonder kennisgeving of terugbetaling van een schadevergoeding elke overeenkomst te annuleren die indruist tegen de gebruikelijke normen van moraal of gedrag, de openbare orde en/of het normale gebruik van de ruimte die aan de Klant beschikbaar is gesteld.

9.4 De Klant verbindt zich ertoe de nodige verzekering voor de reservering en/of het evenement af te sluiten en voor aanvang van het evenement een verzekeringsbewijs over te leggen.

9.5 Het is de verantwoordelijkheid van de Klant aan het hotel te vragen de vergaderruimten te vergrendelen. Het hotel kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de documenten of andere items die in het hotel onbeheerd zijn achtergelaten.

ARTIKEL 10 – ORGANISATIE
10.1
De Klant mag in geen geval dranken meenemen naar het hotel om aan zijn gasten te serveren. Als de Klant dergelijke dranken toch naar het hotel meebrengt, heeft het hotel het recht om kurkgeld in rekening te brengen.
10.2 Alle decoraties, technische installaties en/of aanpassingen van zalen en/of andere openbare ruimtes mogen alleen worden uitgevoerd na de voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotelmanagement.
10.3 De Klant mag steeds zijn keuze van muzikale begeleiding voorleggen aan het hotelmanagement.
10.4 Aan het einde van elk evenement moet de Klant ervoor zorgen dat al zijn apparatuur (zijn persoonlijke of gehuurde eigendom) wordt verwijderd uit de lokalen van het hotel. Als dit niet gebeurt, zal het hotel de kosten van een dergelijke verwijdering aan de Klant in rekening brengen.

ARTIKEL 11 – PUBLICITEIT 
Het is verboden om het logo van het hotel, de naam van het hotel of enige andere vorm van publiciteit of verwijzing naar de naam van “THE PRESIDENT BRUSSELS HOTEL” te gebruiken, of foto’s van dit hotel  te nemen of te publiceren zonder de voorafgaande toestemming van het hotelmanagement.

ONDERNEMINGSNUMMER: BE0711.984.948